最近好朋友想转产品，自己去查找学习产品经理时整理的资料时，发现文件内容存的特别乱，特别杂。

• 毕业论文存在了原型文档里；
• 想找的Axure组件存在了面试文件夹里；
• 还有一些明明记得存的文档，却怎么也没找到。

当时保存的文件完美的中了以下三个词。

我将自己的保存文件的思路与具体方法分享给各位。

一、文档存放分析

• 首先结合产品工作的场景来看。
• 需求来了，你要写个需求文档。
• 需求评审了，一顿怼后，接着改。
• 项目结束了，你要发个发布通知。
• 上线前，写个培训文档，给相关同事做个产品培训。
• 来了个新同事，让你给他个产品说明书。
• 合作方要个接口文档，让发给他一份。
• 商务同事发给你一个招标文件技术偏离表，让你帮忙标注。
• 甩锅开始，开始翻文件，找证据。
• Q1结束了，写个季度汇报。
• ……

从以上场景中，我们可以归类出文件类别主要有：

• 临时文件：写过改天就不会再用的。
• 项目文件：真正工作输出的文档。
• 个人文件：与实际工作业务无关。

我们接着抽象来看，我整理出了一个文件的生命周期，具体如下：

然后根据文件类型与文件生命周期，找到一种能够同时满足的文件管理方法即可。

二、我的文件层级关系

下边直接说目前我找到文件管理方式。

首先，文件夹的层级关系如下：

采用这种方式的原因：

根据文件生命周期图，文件最终归宿是归档留存的，以终为始。

在项目开始时，按照归档文件的形式建立文件夹，过程中的文件随时更新调整。

对于其他同事输出的文档，如UI图，测试用例等，在需要归档时找到相关人要到最终文档补充进去即可。

文件层级关系说明：项目文件、个人文件、日常文件、临时文件各建立文件夹。

在项目文件下，单独按照不同项目+不同版本建立文件夹。

在每个项目版本文件夹内，按照项目流程划分，再分别建立：项目文档、计划管理、需求管理、UI设计、技术管理、测试管理文件夹。

当然这些文件夹看自己的日常工作要求，我司是什么文件都找产品要，所以我就把项目相关文档都统一汇总。

项目内文件夹单独说明：

• 项目文档：存放与本次项目相关的文档，如参考资料、发布通知、培训文档等，根据项目文档分类的不同，可再新建文件夹，如新建个参考资料文件夹。
• 计划管理：版本排期计划、项目管理计划等。
• 需求管理：最常用的文件夹，存放需求文档、流程图、原型源文件等。
• 文档UI设计：UI相关内容，可待UI稿确定后再补充内容。
• 技术管理：技术相关文档，如接口文件、接口技术方案等，可待文档确定后再补充。
• 测试管理：测试同事输出的相关文档，可待文档确定后再补充。

存储个人工作内容，如述职ppt等。

杂七杂八但和项目不挂钩或关系不大的。

不重要但是没地方放的文件，只是起到个存放

三、我的文件命名方式

开始命名前我们先说下命名原则。

精准：每个文件的命名要准确表达，文件的名称要详细、规范、避免重复与歧义。

一致：文档内容的统一出口最初在产品这，至少在自己在存文档时要做到同一个项目的文件名称统一，不然按照关键字模糊搜索时也是很苦逼。

比如以前做过一个项目，公司内项目组成员叫移动审方项目，商务同事叫互联网审方项目，外包叫在线审方项目……

（1）项目文件夹

序号+名称。

（2）文档命名规则

序号+项目名称+项目版本号+文件名称+最新更新日期（精确到分），其中序号可有可无，影响不大。

文章来源：《新商务周刊》 网址: http://www.xswzkzzs.cn/zonghexinwen/2021/0620/792.html